Esta herramienta utiliza IA para registrar una tarea mientras la realizas y convertirla en una guía paso a paso que puedes editar, compartir y reutilizar con tu equipo.
Hay conocimientos dentro de una empresa que probablemente nunca han sido escritos en ninguna parte.
Cómo se carga una factura al sistema. Cómo se prepara el reporte que todos reciben los lunes. Cómo se publica un artículo en el sitio. Cómo se registra un cliente. Cómo se solicita un reembolso. Cómo se configura correctamente esa plataforma que solamente dos personas de la oficina saben utilizar.
Normalmente aprendemos esas cosas de una manera bastante rudimentaria.
—Ven, te enseño cómo se hace.
Alguien se sienta junto a nosotros, abre el programa y comienza a hacer clic mientras intentamos recordar cada paso.
El problema aparece dos semanas después, cuando necesitamos repetir el procedimiento y olvidamos dónde estaba aquel botón.
Entonces volvemos a preguntar.
Guidde propone algo bastante sencillo: haz el procedimiento una vez y deja que una inteligencia artificial se encargue de documentarlo.
La herramienta registra las acciones que realizas mientras trabajas y, cuando terminas, transforma ese recorrido en una guía estructurada con pasos, imágenes, texto, subtítulos y, dependiendo del plan utilizado, narración generada mediante inteligencia artificial.
En lugar de dedicar una tarde a escribir un manual sobre cómo hacer algo, haces ese algo.
Y Guidde prepara el manual.
Imagina que mañana llega alguien nuevo a tu equipo
Supongamos que eres responsable de enseñarle cómo publicar contenido en el gestor de tu empresa.
Instalas Guidde, comienzas una captura y realizas el procedimiento exactamente como cualquier otro día.
Abres el CMS.
Entras a la sección correspondiente.
Creas una publicación.
Seleccionas las categorías.
Subes una imagen.
Revisas los campos necesarios.
Programas la publicación.
Terminas la grabación.
Guidde identifica los pasos realizados y genera una guía que después puedes revisar, editar y compartir mediante un enlace. Su sistema utiliza IA para convertir el flujo capturado en una narración estructurada y puede añadir voz, subtítulos y elementos visuales que ayudan a señalar lo que ocurre en pantalla.
La siguiente persona que necesite aprender el procedimiento ya no depende necesariamente de que estés disponible para sentarte junto a ella.
Tiene una guía.
Y ahí está la utilidad real de esta herramienta.
El problema que resuelve es más grande de lo que parece
Documentar procesos suele ocupar un extraño lugar dentro de las empresas.
Todos sabemos que deberíamos hacerlo.
Casi nadie tiene tiempo para hacerlo.
Crear un buen tutorial tradicionalmente implica realizar el procedimiento, tomar capturas de pantalla, escribir instrucciones, ordenarlas, señalar botones, grabar una explicación y posteriormente editarla.
Por eso una buena parte del conocimiento termina viviendo únicamente en la cabeza de las personas.
Eso funciona hasta que alguien sale de vacaciones, cambia de puesto, abandona la compañía o simplemente no está disponible cuando otro empleado necesita ayuda.
Guidde convierte una actividad que ya teníamos que realizar —hacer nuestro trabajo— en la materia prima para documentarlo.
Y eso abre usos bastante más interesantes que crear simples tutoriales.
Un equipo de Recursos Humanos puede documentar cómo solicitar vacaciones.
Finanzas puede explicar cómo registrar un gasto.
Ventas puede enseñar cómo ingresar correctamente una oportunidad en el CRM.
Soporte puede documentar la solución a problemas recurrentes.
Un equipo editorial puede explicar cómo publicar contenido.
Y una pequeña empresa puede crear sus primeros manuales internos sin tener que contratar a alguien para producirlos.
La IA hace el trabajo alrededor de la explicación
Guidde pertenece a una categoría interesante de herramientas de inteligencia artificial porque la IA casi desaparece de la experiencia.
No tienes que sentarte frente a un chatbot y descubrir qué prompt escribir.
Tampoco necesitas explicarle detalladamente el procedimiento que quieres documentar.
Lo haces.
La herramienta observa el flujo y utiliza IA para estructurarlo.
Guidde puede generar el guion de la explicación y añadir narraciones mediante voces sintéticas. Sus planes superiores ofrecen funciones adicionales para personalizar, traducir y distribuir la documentación dentro de una organización.
La idea resulta especialmente útil para quienes saben perfectamente cómo hacer su trabajo, pero nunca han creado un tutorial.
No necesitan aprender edición de video para compartir lo que saben.
También funciona fuera del navegador, pero hay una condición
La versión gratuita permite crear hasta 25 guías y capturar procedimientos realizados en aplicaciones web. Eso significa que puedes probarla con sistemas que funcionan en Chrome o Edge sin pagar una suscripción.
Para registrar procedimientos realizados en aplicaciones instaladas en la computadora existe una aplicación de escritorio para Windows 10 o posterior y macOS 11 o posterior. Esa función pertenece actualmente a los planes Business y Enterprise, aunque está incluida en la prueba gratuita de siete días del plan Business.
Eso permite documentar procesos que saltan del navegador a otras aplicaciones, algo importante para trabajos que no ocurren exclusivamente en la web.
El plan Pro cuesta actualmente 29 dólares mensuales por creador —19 dólares al mes con facturación anual— y elimina el límite de guías, permite exportarlas y añade funciones como ocultar información sensible. Business cuesta 59 dólares mensuales por creador, o 39 con pago anual, y añade la captura de escritorio y funciones más avanzadas de IA y privacidad.
Pero para descubrir si realmente resuelve un problema en tu trabajo no necesitas comenzar pagando.
Puedes probar el concepto gratuitamente.
Una prueba sencilla para saber si te sirve
Hay una manera bastante fácil de decidir si Guidde merece quedarse instalada.
Piensa en la última ocasión en que alguien te preguntó:
“¿Cómo se hace esto?”
No tiene que ser un procedimiento complicado.
Puede ser cómo generar determinado reporte, dónde cargar un documento, cómo utilizar una función de un sistema o cuáles son los pasos para realizar una tarea administrativa.
La próxima vez que tengas que explicarlo, grábalo con Guidde.
Si alguien vuelve a hacerte la misma pregunta, envíale la guía.
La inteligencia artificial suele venderse alrededor de grandes promesas de productividad, automatización y transformación del trabajo.
A veces su utilidad puede medirse de una manera bastante más sencilla:
explicar algo una vez y no tener que volver a explicarlo desde cero.
